Fruto de um acordo firmado em 2019 pelo governo estadual com o Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (Pnud), o projeto que visa desburocratizar a organização, destinação e armazenamento dos documentos físicos e digitais produzidos pelo Poder Executivo conclui em novembro a etapa com a participação da Secretaria Estadual da Saúde (SES).

Coordenado pelo Arquivo Público do Estado do RS (Apers), departamento vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), o trabalho conta com o auxílio da Arquivotech, empresa consultora contratada, e, na atual fase, realiza o mapeamento das atividades que produzem documentação nos órgãos e secretarias do Poder Executivo. Os levantamentos ainda contam com o apoio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/SES), instituída em 2021.

O projeto “Estruturação dos Instrumentos de Gestão Documental do Poder Executivo do RS" tem entre seus objetivos reestruturar e ampliar o Plano de Classificação (PCD) e uma Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) vigentes. A função de ambos é auxiliar na classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados e também na definição dos prazos de guarda e destinação dos materiais passíveis de eliminação ou preservação a partir do seu valor histórico.

O levantamento na SES ocorre de forma concomitante ao trabalho realizado na Secretaria de Meio Ambiente e Infraestrutura (Sema). No cronograma do Apers, janeiro de 2022 é o prazo final para a fase de levantamento na Sema. O cronograma, com planejamento de conclusão em junho de 2022, contemplará todas as funções de Estado e de todas as pastas da estrutura administrativa do Poder Executivo.

"Instrumentalizar os procedimentos de gestão documental de acordo com a realidade das secretarias, qualificando a organização, recuperação e destinação dos documentos é uma ideia valorosa. Na etapa em andamento na SES, procurou-se adotar uma metodologia participativa, envolvendo os agentes relacionados com a produção, recebimento, armazenamento e uso dos documentos", destaca Carlos Henrique Nery, arquivista e presidente da CPAD.

Entenda o projeto

Para atualizar e reestruturar o PCD e a TTD, instrumentos essenciais para a organização das informações da administração, o Arquivo Público foi contemplado com um financiamento dentro do acordo firmado pelo governo estadual com o PNUD (Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento) em novembro de 2019.

A partir da assinatura do convênio, deu-se andamento à formatação dos trabalhos, com a contratação da empresa que é responsável por auxiliar o APERS no processo, além da definição do Plano e Cronograma de atividades. Passada a fase inicial do projeto, o trabalho chegou ao momento de compreender como funcionam hoje nos órgãos e secretarias do governo estadual as atividades que produzem documentação, suas normas e regimentos, além dos levantamentos documentais nos departamentos e divisões dos órgãos e entidades do Poder Executivo do RS.
A aplicação desses instrumentos permite uma gestão documental mais eficiente, o que garantirá diversos ganhos como:

- Otimização de recursos: Um dos resultados esperados para o projeto é a otimização dos recursos humanos e redução de custos com manutenção já que com os instrumentos é possível eliminar documentos prescritos.

- Preservação permanente: A garantia de preservação dos documentos avaliados como históricos para a formação da memória institucional do Governo do Estado.

- Impulso ao conhecimento: A padronização das classificações e a normatização dos processos são fundamentais para auxiliar a recuperação rápida dos documentos, da pesquisa científica e a escrita da história.

- Atendimento à LAI e a LGPD: As entregas previstas permitirão a identificação dos dados que atendem a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD.

O Arquivo Público do RS é a autoridade arquivística do Estado, sendo o órgão gestor do Sistema de Arquivos do RS, responsável pela produção de normativas e orientações sobre gestão de documentos públicos produzidos e recebidos, sejam físicos ou digitais. Para saber mais sobre o Apers, visite o site www.apers.rs.gov.br.

Para saber mais sobre o projeto ou participar dos levantamentos, entre em contato com o Arquivo Público pelo e-mail siarq-apers@planejamento.rs.gov.br ou no telefone (51) 3288-1351.